Safety Management System
Wieso benötigen wir ein Safety Management System (SMS)?
Für viele der Aviatik angeschlossenen Betriebe werden von der EASA Safety Management Systeme immer häufiger vorgeschrieben. Der Grund dafür liegt in den Vorgaben ESARR-1, welche die Erfordernisse für die Aufsicht der zuständigen Behörde regelt. Darin ist festgehalten, welche Punkte die Aufsichtsbehörde bei einem Audit (Kontrolle) zu prüfen hat. Dabei werden einige Punkte des SMS aufgeführt und die Erstellung und Pflege eines solchen wird somit Pflicht. So sind beispielsweise alle konzessionierten Regionalflugplätze und Flughäfen bis in das Jahr 2011 verpflichtet ein SMS zu implementieren und zertifizieren zu lassen.
Als weiterer und nicht minder wichtiger Grund möchten wir die Reputation Ihres Unternehmens anführen: SAFETY bringt KUNDEN! Heute beispielsweise fliegen viele Kunden nur Flugplätze mit nachgewiesenem Sicherheitsstandard (SMS und assessiert) an. Die Fluggesellschaften wollen ihrerseits den eigenen Kunden nur nachweislich sichere Destinationen anbieten um der eigenen Sicherheitskultur gerecht zu werden.
Ist Sicherheit immer teuer? Nein - Unfälle sind teuer!! Jeder Mitarbeiter im Umfeld der Aviatik wird früher oder später mit einem Zwischenfall oder Unfall konfrontiert werden. Mit den Safety Assessments und den daraus erkannten Massnahmen versuchen wir die Zeitspanne zwischen den Zwischenfällen so lange wie möglich zu gestalten. Heute sind Unfälle durch die Ansprüche der Opfer und der Schaden durch die Reputationseinbusse für eine Unternehmung nicht mehr tragbar.
Eine representative Studie der ICAO kreierte die "1 in 60 Regel". Dies bedeutet, dass es nach 60 Vorfällen zu einem Zwischenfall kommt, nach 60 Zwischenfällen und einem Unfall. Diese Tatsache gilt es mit den gefundenen Massnahmen und einem entsprechenden Sicherheitsdenken (Safety Culture) zu nutzen und bereits den Bagatellfälle die nötige Beachtung zu schenken und sie möglichst zu verhindern.
Sicher als ebenfalls nicht unwichtiger Punkt neben noch vielen weiteren, ist die Tatsache, dass wir mit der Übernahme unserer Arbeit in der Aviatik an sicherheitsrelevanten Stellen auch die Verantwortung für unsere Mitmenschen und die Umwelt übernommen haben. Dazu sind Sicherheitsanalysen und externe Audits wichtig - manchmal sehe Externe mehr als wir selber:
Wo finde ich die Grundlagen für die Erstellung eines Safety Management Systems?
In den ESARR:
EUROCONTROL
SAFETY
REGULATORY
REQUIREMENT
Diese Dokumente bilden einen Teil der Vorschriften der anzuwendenden Aufgaben für die Erstellung von Safety Management Systemen (SMS): ESARR-3. Die Unterlagen für die von der Aufsichtsbehörde durchzuführenden Audits (Kontrollen) sind in den ESARR-1 geregelt.
ESARRs basieren hauptsächlich auf den Vorgaben von JAR (Aircraft certification and Crew Licencing )
- ESARR 1 Verantwortung und Aufgaben des Regulators, BAZL
- ESARR 2 Meldung/Beurteilung von Vorfällen im Flugverkehr
- ESARR 3 Safety Management Systems im ATM
- ESARR 4 Risk Assessment und Mitigation im ATM
- ESARR 5 ATM Services' Personnel
- ESARR 6 Software innerhalb der ATM Systeme
- ESARR 7 ATM Verfahren
Was zeichnet ein gutes Safety Management System aus?
Dabei braucht es keine komplizierten Prozesse und kaum verständliche Verfahrensausdrücke. In diesem Zusammenhang ist weniger oft mehr!
Die erforderlichen Stellen müssen von fähigen Leuten besetzt sein, welche auch die entsprechenden Weiterbildungen gemacht haben und ihr know how weitergeben. Das heisst, dass der Safety Manager voll im Betrieb arbeitet und die Anweisungen umsetzt, beziehungsweise die erforderlichen Änderungen vor Ort durchboxen kann. Der Safety Officer sollte möglichst dem Management angehören, dass die Prioritäten klar geregelt sind und die Prozesse des Managements und die Pflichtenhefte im Tagesgeschäft gleich verlaufen wie diejenigen des Safety Management Systems. Der Safety Officer kann auch extern sein. Jegliches System wird immer durch externe Audits aktiv „am Leben gehalten“. Damit sollte ein Fachbetrieb beauftragt werden, welche Blickwinkel einnimmt, die intern nicht mehr deutlich wahrgenommen werden und der allfällige Safety Assessment durchführen kann: Link: Safety Assessment.
Das System muss vom Management getragen werden und der Safety muss die adequate Wichtigkeit beigemessen werden – das muss durch eine öffentliche „Safety Policy“ der Geschäftsleitung schriftlich untermauert werden. Kein SMS kann je funktionieren, wenn es als notwendiges Übel betrachtet wird. Das SMS ist ein integrierter Bestandteil der Unternehmensführung und mitbestimmender Faktor des Unternehmenserfolges!
Das QMS und das SMS müssen im Management eigebettet sein, damit die Pflichtenheftinhalte der strukturellen Unternehmensorganisation nicht den Aufgaben/Verantwortlichkeiten der Schlüsselfunktionsinhaber des SMS oder QMS widersprechen können.
Dies bedingt die richtige Einstellung sämtlicher Mitarbeiter – es muss eine Sicherheitskultur (Safety Culture) geschaffen werden!! Das Erreichen einer Kultur, in der Fehler erlaubt sind, man darüber spricht und diese in Zukunft verhindert trägt ein SMS. Dieses Verhalten wird mit den Ausdrücken Feedbackkultur (Feedback wird gefordert) oder Non-Blame-Kultur (Fehler und Selbstanzeigen werden nicht geahndet) unterstrichen.
Was beinhaltet ein Safety Management System?
- Feedbackformulare in physischer Form (Briefkästen) durch verschiedene Stellen gespiesen
- Feedback via Internet aufgegeben
- Rundschreiben
- Umfragen
- Zielgerichtete Fragenkataloge
- Zeitungsberichte
- Unterlagen aus dem QMS
- Vorfälle aus dem täglichen Betrieb
- Sitzungsprotokolle der Partnerbetriebe
- Schulungsresultate besuchter Kurse
- Mündliche Feedbacks an die entsprechenden Stellen
- Mitarbeitergespräche
- etc
Sämtliche sicherheitsrelevante Unterlagen werden durch das Gremium weiterbewirtschaftet, Lösungen gesucht, diese sofort umgesetzt, dokumentiert und zugänglich abgelegt. Meist reicht es hier aus, dass das „Holprinzip“ für die zulassende Behörde gilt.
Sollten sicherheitsrelevante Unterlagen nicht vollständig oder zufriedenstellend bearbeitet werden können, müssen diese ein Safety Assessment nach ESARR-4 Link: Safety Assessment durchlaufen. Für diese Aufgabe muss ein erfahrener Moderator gefunden werden, der vom BAZL auch akzeptiert ist. Es empfiehlt sich hier auf externe Ressourcen zurückzugreifen. Diese „ungelösten“ Unterlagen und die Safety Assessment müssen der zertifizierenden Behörde zugestellt werden. Sind die Mitigationen (Lösungsvorschläge) für die sicherheitsrelevanten Punkte im Safety Assessment gefunden worden, müssen diese von der zulassenden Behörde für gut befunden werden. Können die Inhalte nicht mitigiert werden, darf die Neuerung nicht eingeführt, respektive muss die Operation angepasst werden. Auch hier braucht es wieder einen Loop zurück zum Regulator.
Etwa so könnte eine Prozesslandschaft eines SMS aussehen:
In einem Safety Management System sind alle erforderlichen Stellen klar beschrieben und, zusätzlich zu den Angaben im Management System, festgehalten. Es enthält einen Leitfaden, wie mit Neuerungen, Feedback, Änderungen, etc umgegangen wird. Es enthält minimale Anforderungen an Weiterbildungskursen für alle sich im System befindlichen Personen: Team Ressource Management Kurse oder andere Weiterbildungen zur Festigung einer positiven Sicherheitskultur. Zusätzlich wird für jeden Bereich ein Leitfaden festgehalten, wie mit sicherheitsrelevanten Informationen und/oder Vorfällen umgegangen werden muss, wer wann informiert werden muss. Hier findet auch die Selektion statt, welche Vorkommnisse direkt dem Sicherheitsverantwortlichen, der Geschäftsleitung und/oder den juristischen Ansprechpartner gemeldet werden müssen.
„Rahmenprodukte“
Das Management System bildet den strukturellen Rahmen des SMS, unterstreicht seine Wichtigkeit und die zugeteilte Priorität. Durch die unterschiedlichen Kanäle, welche in den Managementsystemen definiert worden sind, lassen sich sinnvollerweise gleichzeitig die erforderlichen Prozesse für die Umwelt- und ISO-Zertifizerung abdecken.
Was bieten wir an?
- Weiterbildungskurse in den Bereichen TRM/CRM Link: Sky Watch
- Schulungen „für Quereinsteiger“ zur Erstellung und Bewirtschaftung Ihres eigenen SMS – dabei erhalten Sie ein Gerüst mit welchem Sie Ihr Umfeld abbilden können
- Gerne erstellen und zertifizieren wir ein SMS für Sie, wobei wir die Implementierung über ein Jahr begleiten
- Einbettung Ihres QMS, SMS in einem Management System
- Durchführung von externen Audits und Berichten für Sie (auch QMS)
- Durchführung von Safety Assessments nach ESARR-4 innerhalb der Vorgaben Ihres SMS
- Schulungen und Trainings für die Durchführung von Safety Assessments und Functional Hazard Assessments Link: Safety Assessment
